Privacybeleid – CostaCabana

Dit privacybeleid legt uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens wanneer u onze websites bezoekt (costacabana.com, .nl, .de, .fr, .be, .ch en .eu), contact met ons opneemt, of een vakantiehuis aan de Costa Brava boekt en er verblijft. De Engelse versie is de officiële basistekst; vertalingen worden verstrekt voor het gemak.

1. Wie wij zijn

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Swiss Quality Homes SA, handelend onder de naam CostaCabana ("wij", "ons")
Avenue de Grandson 48
CH-1400 Yverdon-les-Bains
Zwitserland
Bedrijfsnummer (UID/IDE): CHE-388.201.763

Contactpersoon voor privacy: [email protected]

Wij zijn een Zwitsers bedrijf en verwerken uw gegevens onder de Zwitserse federale wet op de gegevensbescherming (FADP/nDSG). Omdat wij vakantiewoningen aanbieden aan gasten in de Europese Unie en de woningen in Spanje zijn gelegen, is ook de EU-Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) van toepassing op onze verwerking (artikel 3, lid 2 AVG), samen met de relevante Spaanse regels, met name op het gebied van gastenregistratie.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor al uw vragen over privacy kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand adres.

2. Welke gegevens wij verwerken en waar deze vandaan komen

Afhankelijk van hoe u met ons interacteret, verwerken wij:

Contact- en boekinggegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeurstaal, het geboekte huis en de geboekte datums, aantal gasten, speciale verzoeken en de boekinggeschiedenis.
Gastenregistratiegegevens: de identiteitsgegevens die de Spaanse wet vereist voor elke gast, zoals volledige naam, type en nummer van ID-bewijs of paspoort, nationaliteit, geboortedatum, geslacht, adres en, in het geval van minderjarigen, hun relatie tot de meereizende volwassene (zie sectie 4).
Betaalgegevens: bedragen, betaalmethode, transactiereferenties en betaalstatus. Kaart- en rekeninggegevens worden afgehandeld door de betaalprovider. Wij slaan zelf geen volledige kaartnummers op.
Communicatiegegevens: de inhoud van e-mails, WhatsApp-berichten, chatberichten en telefoongesprekken met ons of ons lokale serviceteam, inclusief foto's die u ons stuurt.
Verblijfsgegevens: in- en uitchecktijden, sleutelkluis- en toegangsregelingen, meldingen van schade of onderhoudsproblemen, afhandeling van de borg en eventuele klachten.
Accountgegevens: als u gebruikmaakt van "Mijn verblijven" op onze website, uw inloggegevens en de aan uw account gekoppelde boekingen.
Website- en apparaatgegevens: IP-adres, type browser en apparaat, bezochte pagina's en cookie-identificatoren (zie sectie 7).
Marketinggegevens: uw nieuwsbriefabonnement en toestemmingsgeschiedenis.

Bronnen. De meeste gegevens ontvangen wij rechtstreeks van u. Als u hebt geboekt via een platform zoals Airbnb, ontvangen wij uw boeking- en contactgegevens van dat platform. De gegevens van uw medereizigers worden verstrekt door u of door henzelf. Sommige gegevens worden gegenereerd door onze website en tools wanneer u deze gebruikt.

Als u namens anderen boekt, zorg er dan voor dat zij op de hoogte zijn van dit beleid.

3. Doeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen

Doel	Gegevens	Rechtsgrond (AVG)	Hoe lang we dit bewaren
Het afhandelen van uw aanvraag en boeking, en het faciliteren van uw verblijf (aankomstinformatie, toegang, schoonmaak, service, reparaties)	Contact- en boekinggegevens, verblijfsgegevens, communicatiegegevens	Overeenkomst of handelingen ter voorbereiding van een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b)	Totdat het verblijf is voltooid en afgerond, daarna als onderdeel van het boekingsoverzicht: tot het einde van de verjaringstermijn
Gastenregistratie bij de politie (sectie 4)	Gastenregistratiegegevens van elke gast	Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c) op grond van het Spaanse koninklijk besluit 933/2021 en de Catalaanse regels	3 jaar vanaf het einde van het verblijf, zoals vereist door die wet
Betalingen, facturen en boekhouding	Boekinggegevens, betaalgegevens	Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c) op grond van het Zwitserse Boekhoudrecht	10 jaar (Zwitserse Verbintenissenrecht, art. 958f)
Toeristenbelasting	Aantal gasten en overnachtingen, boekinggegevens	Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c)	3 jaar vanaf het einde van het verblijf, zoals vereist door die wet
Klantenservice per e-mail, telefoon, WhatsApp en websitechat	Contactgegevens, communicatiegegevens	Overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) of ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden (art. 6 lid 1 onder f)	Als onderdeel van het boekingsoverzicht, of 12 maanden na het laatste contact als er geen boeking volgt
Geschillen, klachten, schadeclaims, betalingsgeschillen en terugboekingen (chargebacks)	Boeking-, betaal-, verblijfs- en communicatiegegevens	Ons gerechtvaardigd belang bij het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een juridische vordering (art. 6 lid 1 onder f)	Zolang de claim openstaat, plus de toepasselijke verjaringstermijn
Uw "Mijn verblijven"-account	Accountgegevens, boekinggegevens	Overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b)	Totdat u het account sluit of tot 5 jaar van inactiviteit
Nieuwsbrief en aanbiedingen per e-mail	Naam, e-mailadres, taal, toestemmingsgeschiedenis	Uw toestemming (art. 6 lid 1 onder a)	Totdat u zich uitschrijft; bewijs van toestemming zolang als nodig is om dit aan te tonen
Websiteking en -beveiliging (strikt noodzakelijke cookies, serverlogboeken)	Website- en apparaatgegevens	Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, goed werkende website (art. 6 lid 1 onder f)	Einde sessie, max. 1 jaar
Webstatistieken en reclame (analytische en marketingcookies)	Website- en apparaatgegevens, cookie-identificatoren	Uw toestemming (art. 6 lid 1 onder a)	Conform de cookie-instellingen (sectie 7)

Waar de wetgeving van Zwitserland van toepassing is in plaats van de AVG, verwerken wij gegevens op basis van de overeenkomstige gronden onder de FADP.

Bent u verplicht om uw gegevens te verstrekken? Wij hebben uw contact- en boekinggegevens nodig om een boeking te kunnen verwerken. Gastenregistratiegegevens zijn wettelijk verplicht: zonder deze gegevens kunnen wij u niet laten inchecken. Nieuwsbrieven en analytische/advertentiecookies zijn altijd optioneel.

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.

4. Gastenregistratie (Mossos d'Esquadra)

De Spaanse wetgeving (Koninklijk Besluit 933/2021) en de Catalaanse regels verplichten elke aanbieder van toeristische accommodatie om de identiteit van elke gast te registreren en door te geven aan de politie. In Catalonië zijn dit de Mossos d'Esquadra.

Hoe dit werkt:

Vóór aankomst voert u zelf de registratiegegevens van elke gast in via de ter beschikking gestelde reizigersportal.
Bij aankomst controleren wij de gegevens aan de hand van de identiteitsbewijzen van de gasten.
Vervolgens dienen wij de gegevens in bij de Mossos d'Esquadra, zoals de wet voorschrijft.

De gegevens betreffen de identiteits- en documentgegevens vermeld in sectie 2, aangevuld met de door de wet vereiste boeking- en betaalgegevens.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c AVG). Ontvanger: de Mossos d'Esquadra en, waar de wet dit vereist, andere bevoegde Spaanse autoriteiten. Bewaartermijn: 3 jaar, zoals wettelijk vereist, waarna we de gegevens verwijderen. Als de gegevens niet worden verstrekt, zijn wij wettelijk niet in staat om u te laten inchecken.

5. Wie uw gegevens ontvangt

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen deze alleen wanneer dat nodig is voor de vorengenoemde doeleinden:

Betaalproviders, zoals PayPal, voor het verwerken van betalingen, terugbetalingen en betaalgeschillen. Mollie, UBS en PayPal verwerken gegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke onder hun eigen privacybeleid.
Boekingsplatformen, zoals Airbnb, Booking.com enz., indien u via hen heeft geboekt. Zij handelen als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken onder hun eigen privacybeleid.
Huiseigenaren en lokale servicepartners (Holiday Service Costa Brava SL, voor schoonmaak, onderhoud en sleuteloverdracht) in de regio Lloret de Mar. Zij ontvangen uitsluitend de gegevens die zij nodig hebben voor uw verblijf, zoals uw naam, aankomst- en vertrekdatums en het aantal gasten.
Communicatie- en IT-tools die wij als dienstverleners gebruiken om met uw gegevens te werken: Missive (gedeelde e-mailinbox), WhatsApp (berichtenverkeer, Meta), Google (Google Workspace / Drive voor bestanden en Google Tag Manager op onze websites) en Cloudflare, Hetzner, Google voor websitedelivery en -beveiliging.
Onze accountant, adviseurs, advocaten en auditors, indien nodig, die gebonden zijn aan beroepsgeheim of geheimhouding.
Autoriteiten: de Mossos d'Esquadra (sectie 4), belastingdienst (bijvoorbeeld voor de toeristenbelasting), en rechtbanken of autoriteiten wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken of deze nodig hebben ter verdediging van een claim.

6. Internationale doorgiften

Wij zijn gevestigd in Zwitserland en de woningen bevinden zich in Spanje, dus uw gegevens worden verwerkt in Zwitserland en de EU/EER (in het bijzonder Spanje). De Europese Commissie heeft erkend dat Zwitserland een passend beschermingsniveau biedt, en Zwitserland erkent de EU/EER omgekeerd eveneens.

Sommige van onze dienstverleners (bijvoorbeeld Google en Meta/WhatsApp) zijn gevestigd in, of hebben toegang tot gegevens vanuit, de Verenigde Staten, Canada of elders. Voor deze doorgiften baseren wij ons op het EU-US Data Privacy Framework en het Swiss-US Data Privacy Framework indien de aanbieder gecertificeerd is, en anders op de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (erkend door Zwitserland) of een andere rechtmatige waarborg.

7. Cookies

Onze websites maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Bij uw eerste bezoek vraagt een cookiebanner om uw keuze. Niet-essentiële cookies worden pas geplaatst nadat u toestemming hebt gegeven.

Strikt noodzakelijke cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt, bijvoorbeeld om uw taalvoorkeur en uw voortgang in een boeking te onthouden. Hiervoor is geen toestemming vereist.
Analytische en advertentiecookies (bijvoorbeeld via Google Tag Manager (Google Analytics 4, Google Ads, Cloudflare beacon)) worden uitsluitend geplaatst nadat u toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner. Tot dat moment staat Google Consent Mode standaard ingesteld op "geweigerd", waardoor deze tags niet worden geladen.

U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen. Meer details, inclusief een overzicht van de cookies, zijn te bekijken in het tabblad Cookie-instellingen.

8. Uw rechten

Onder de AVG en de FADP heeft u het recht op:

Inzage in de persoonsgegevens die wij over u bewaren en het ontvangen van een kopie.
Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
Verwijdering van uw gegevens, bijvoorbeeld wanneer deze niet langer nodig zijn of u uw toestemming intrekt, tenzij wij deze wettelijk moeten bewaren (zoals gastenregistratie- of administratieve gegevens).
Beperking van de verwerking, bijvoorbeeld terwijl wij controleren of uw gegevens juist zijn of tijdens de beoordeling van een bezwaar.
Gegevensoverdraagbaarheid: het ontvangen van de gegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gangbaar, machineleesbaar formaat, of het laten overdragen hiervan aan een andere provider.
Bezwaar tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Wij zullen hiermee stoppen tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben of de gegevens nodig hebben voor juridische claims. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen direct marketing, waarna wij hier altijd mee stoppen.
Intrekking van uw toestemming op elk moment, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief (via de uitschrijflink in elke e-mail) of voor cookies (via de cookie-instellingen). Intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Hoe u uw rechten kunt uitoefenen: stuur eenvoudig een e-mail naar [email protected]. Een aangetekende brief of specifiek formulier is niet nodig. Wij vragen alleen om een bewijs van identiteit als we redelijke twijfels hebben over wie u bent. Wij reageren binnen een maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u over de reden van de vertraging.

Klachten: als u niet tevreden bent over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan alstublieft eerst contact met ons op. U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder in de EU-lidstaat waar u woont of werkt, of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland, de Gegevensbeschermingsautoriteit in België, de CNIL in Frankrijk, de bevoegde Duitse gegevensbeschermingsautoriteit, of de Agencia Española de Protección de Datos in Spanje). In Zwitserland kunt u contact opnemen met de Federale Commissaris voor Gegevensbescherming en Informatie (FDPIC/EDÖB/PFPDT).

9. Beveiliging

Wij beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Onze websites maken gebruik van versleutelde verbindingen (HTTPS). Toegang tot gastgegevens is beperkt tot medewerkers en partners die deze nodig hebben voor uw boeking of verblijf, en zij zijn gebonden aan geheimhouding. Identiteitsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor wettelijke registratie.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Mocht er sprake zijn van een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico voor u oplevert, dan informeren wij u zoals de wet dat voorschrijft.

10. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid bijwerken wanneer onze diensten of de wetgeving veranderen. De actuele versie is altijd te vinden op deze pagina, onder vermelding van de datum van de laatste update onderaan. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen, informeren wij u waar gepast, bijvoorbeeld per e-mail aan gasten met een aankomende boeking.

Laatst bijgewerkt: 30 oktober 2026